Técnicas para uma reunião eficaz

Por Márcio Rodrigues

Normas Gerais de Condução de Reuniões.

Resultados desejados em curto prazo:

1. Reuniões mais curtas e eficientes;

2. Maior compreensão das propostas;

3. Melhor qualidade nas decisões tomadas;

4. Maior compromisso dos participantes;

5. Reuniões menos tensas e mais produtivas.

 

CONTEÚDO

I. O planejamento prévio: O ANTES

1. Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
2. Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto. Coloque em ordem de prioridade. Distribua antecipadamente; tenha cópias extras no dia da reunião.
3. A escolha dos recursos - audiovisuais.
4. Leve material para consulta durante a reunião. Só apresente ser for necessário.
5. A preparação de si próprio.
6. Estabeleça um limite de tempo. Estabeleça um limite de inicio e conclusão para as reuniões, e comunique isso aos participantes.

II. A condução da Reunião: O DURANTE

1. Explique a intenção da reunião, mencionado os principais itens da pauta e de quanto tempo se dispõe para discuti-los.

2. Mantenha o rumo da discussão. Comece a reunião estabelecendo objetivos específicos e concretos a serem alcançados naquela reunião. Evite que assuntos novos entrem para a pauta uma vez que a agenda já foi preparada. Minimize conversas paralelas desnecessárias.
3. Fale com objetividade, somente o essencial — resuma. Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.
4. Definir sempre:

·         “O que” será feito.

·         “quem” ficará responsável.

·         “quando” estará concluído.

Como lidar com participantes difíceis.

Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos isoladamente e em grupo. Não há regras gerais, pois cada grupo é um grupo, mas é freqüente observarmos alguns tipos (estereótipos) nos grupos, são eles:

·         Belicoso

Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele não monopolize a reunião.

·         O Positivo

Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra sempre que necessário, pois normalmente contribui com informações positivas e de interesse geral.

·         O Sabe Tudo

Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por conta do grupo.

·         O Falante

Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.

·         O Acanhado

Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o que ele já conheça com isto a autoconfiança aumenta gradativamente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com esta técnica.

·         O que Não Aceita e Não Concorda

Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele. Use sua experiência e bom senso de líder.

·         O Desinteressado

Dirija-Ihe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite habilmente exemplos de algo que ele esteia interessado. Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua participação.

·         O Desdenhoso

Não critique, seja hábil, use a técnica do “sim, mas...”.  Não tente justificativas diretas, pois seja exatamente isto que ele queira, para se auto-afirmar perante todos.

·         Perguntador Persistente

 Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas para o grupo respondê-las,     entretanto, não convêm exageros desta técnica, pois pode causar impressão aos demais de que o líder se deixou persuadir pode ele ou este inseguro.

5. Escuta ativa: a prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nós é dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebemos se faz sentido.
6. Sintetize as Conclusões.
7. Obs. Para longas reuniões separe 10 minutos de intervalo para cada 90 minutos. O tempo economizado por não ter um intervalo é perdido pela redução da atenção e baixa produtividade.

III. O Acompanhamento - O APÓS

1. O “follow – up” sobre os próximos passos. Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.
2. Cobre o Secretário ou a pessoa responsável de acompanhar as decisões tomadas.

Conclusão: Em qualquer reunião poderão estar presentes alguns “participantes” não convidados. São eles:

1. Emoções - o perigo aqui é com o descontrole emocional. Tomar decisões sem equilíbrio pode levar a verdadeiros desastres. Podem surgir, também, problemas de relacionamento sérios se as palavras forem proferidas sem o temperamento do amor e do respeito mútuo.
2. Problemas familiares.
3. Problemas e preocupações pessoais.
4. Preconceitos.
5. Vaidade e egoísmo.